Як скласти графік відпусток?

Перед кожним керівником підприємства на початку року варто серйозне питання щодо того, як скласти графік відпусток для своїх підлеглих. Вичерпну відповідь можна отримати, звернувшись до законодавства РФ.

Основні положення

Згідно із законодавством, графік відпусток визначається роботодавцем, але при цьому має бути враховано думку профспілки. У графіку вказується черговість, у якій працівники отримують оплачувану відпустку. Єдиний виняток становлять фізичні особи, які працюють на підприємстві, так як в даному випадку питання вирішують за взаємною згодою. Тривалість відпустки не може бути менше 28 календарних днів, про що зазначено в Трудовому кодексі РФ.

Графік відпусток повинен бути затверджений не пізніше, ніж за 14 днів до настання нового року, тобто крайнім терміном є 17 грудня.

Якщо підприємство складається з декількох структурних підрозділів, кожне з них може становити власний графік відпусток, але при цьому їх потрібно об'єднати у зведеному документі організації.

Під час складання графіка відпусток необхідно враховувати побажання працівників, специфіку діяльності підприємства, а також вимоги законодавства. Як правило, працівники воліють відпочивати влітку, тому часто доводиться співвідносити дані вимоги до законодавства.

Згідно із законодавством, в першу чергу визначаються відпустки працівників, які мають необхідний стаж для його використання. Знову прийняті співробітники мають право на відпустку через 6 місяців постійної роботи у даного роботодавця. Якщо з яких-небудь причин роботодавець все одно хоче надати відпустку такому співробітникові, необхідно мати відповідну заяву від нього. У законодавстві також зазначені групи працівників, яким роботодавець у будь-якому випадку зобов'язаний надавати відпустку до того, як вони відпрацюють 6 місяців. Всі інші випадки надання відпусток вказуються в колективному договорі, угоді або іншому нормативному акті.

Для працівників, які поєднують роботу в кількох організаціях, оплачувана відпустка надається в той же час, що і відпустку за основним місцем роботи. Саме тому важливо уточнити час відпустки перед складанням графіка відпусток. Також окремо варто уточнити бажаний час відпустки у співробітників, які навчаються або планують вступ до навчальних закладів.

Перед тим, як правильно скласти графік відпусток, необхідно визначити тривалість відпусток, дізнатися, чи є у співробітників право на подовжені і додаткові відпустки, а також їх тривалість, дізнатися, чи не бажає працівник використовувати відпустку частинами.

Не рекомендується приурочувати вихід працівника у відпустку до середини, початку або кінця року. Буде краще, якщо ці дати розподілити рівномірно протягом усього року. Вважається, що кожен місяць у відпустці може знаходитися тільки 10-30% загальної кількості працівників.

Складання графіка відпусток

Якщо ви не знаєте, як скласти графік відпусток, зразок в Інтернеті допоможе вам розібратися з цим завданням. Складаючи графік відпусток, необхідно враховувати виробничі і фінансові можливості організації, а також її специфіку, щоб була забезпечена нормальна робота організації, тобто всі фінансові, виробничі та інші плани виконувалися, а також відбувалося ефективне управління.

Зазвичай попередньо необхідну кількість працівників для виконання основних робіт узгоджується з відділом організації праці. При складанні графіка відпусток неодмінно потрібно враховувати всі плани підприємства, в першу чергу - виробничі і фінансові. У період, коли підприємство збільшує обсяги виробництва, на робочих місця повинно бути більше працівників.

Як скласти графік відпусток? В деяких підприємствах, робота яких є сезонною (наприклад, будівельні або продають опалювальну техніку), практикують проведення колективного відпустки в літній період для основного персоналу. При цьому продовжується реалізація знаходиться на складі продукції. Також літні колективні відпустки характерні для освітніх установ. Але, в такому випадку необхідно правильно розподілити черговість відпусток працівників, які займають керівні посади, щоб в літній період ефективність управління не знижувалася.

Часто порядок надання відпусток може залежати від фінансових можливостей підприємства, тобто можливості виплачувати відпускні в певний період року. У зв'язку з цим виникає необхідність у створенні резервів для оплати відпусток робочому протягом року. Величину даного резерву організація визначає самостійно, плануючи фінанси на рік. Так кожен місяць в резерв нараховується 1/12 необхідної суми. Цей простий метод дозволяє подбати про забезпечення виплат відпускних.

Форма графіка відпусток

Форма графіка відпусток є затвердженої законодавством РФ. Зразок бланка графіка відпусток можна знайти в Інтернеті, там же є і заповнені зразки для більшої наочності.

Графік відпусток повинен бути візувати керівниками кадрової служби, структурних підрозділів, а також бути затвердженим або керівником організації, або уповноваженою особою. Як правильно скласти груфік відпусток? При затвердженні графіка відпусток необхідно:

• Направити в виборний орган профспілкової організації проект графіка відпусток.
• Не пізніше, ніж через п'ять робочих днів з дня отримання даного проекту, профспілкова організація зобов'язана направити роботодавцю у письмовій формі мотивоване думку з даного проекту.
• У разі незгоди з проектом повинні бути запропоновані заходи щодо вдосконалення, з якими роботодавець повинен або погодитися, або протягом трьох днів провести консультації з профспілкою для досягнення компромісу.

Роботодавець не має права змінювати графік відпусток, не отримуючи на це згоду працівників, чиї відпустки змінюються. Необхідні зміни в графік вносяться при його перенесення на інший час, зсув часу відпустки, а також в інших передбачених законодавством випадках. При цьому в графіку повинні бути зазначені причини перенесення відпустки, а також період, на який його переносять.

При прийнятті нових співробітників після затвердження графіка відпусток у нього також вносяться зміни. На підставі графіка відпусток оформляються накази чи розпорядження про надання відпустки, тобто необхідності в заяві від співробітника немає. Кожен працівник повинен бути ознайомлений з графіком відпусток. Зробити це можна будь-яким доступним роботодавцю способом.