Як оформляти рахунок-фактуру?

Для підтвердження факту поставки товару або надання послуг в діловодстві використовується документ під назвою рахунок-фактура. Його заповнення регламентується безліччю законодавчих актів, а порушення правил робить цей документ недійсним. Як оформити рахунок-фактуру (СФ), ми розповімо вам в цій статті.

Основні правила заповнення рахунок-фактури

Для того щоб правильно заповнити рахунок-фактуру і не викликати запитань у перевіряючих органів, необхідно дотримуватися наступних правил:

1. Слідкуйте, щоб номери СФ розташовувалися в хронологічному порядку, а їх дати були пізніше, ніж первинної документації;
2. Вказуйте реквізити у відповідності з наступними законодавчими документами:
3. для постачальників або виконавців при поставці товару, забезпеченні послугами - в п. 5 ст. 169 Податкового кодексу РФ;
4. для постачальників або виконавців при отриманні авансів - у пункті 5.1. ст. 169 Податкового кодексу РФ.
5. Всі зміни завіряються підписом керівника, а також печаткою організації. Обов'язковим є зазначення дати.
6. Всі СФ, отримані постачальниками або виконавцями, повинні бути занесені ними в книгу покупок, а видані - в книгу продажів.
7. Не забувайте, що під вашим документом повинно стояти 2 підписи: керівника і головного бухгалтера. У деяких випадках у фірмі є люди, які також уповноважені підписувати такі документи відповідним розпорядженням керівництва.
8. Порядок заповнення різний для оформлення СФ при отриманні авансу і відвантаження товарів або надання послуг.

Як оформляти рахунки-фактури за фактом відвантаження товару або надання послуг

Більшість рядків і граф на перший погляд виглядають зрозумілими, але при їх заповненні потрібно враховувати ряд нюансів. У такому типі СФ зазначаються:

Рядки:

• 1 - тут вноситься присвоєний номер і відповідна дата;
• 1а - заповнюється, якщо ви вносили виправлення. Вкажіть його номер і дату документа, складеного за фактом виправлення;
• 2 - дані постачальника або виконавця робіт повинні збігатися з іншими документами;
• 2а - зазначається місцезнаходження постачальника, яке теж має збігатися з іншої документацією;
• 3 - дані відправника вантажу (із зазначенням назви та місцезнаходження). При збігу з даними постачальника робиться запис «той самий». Якщо СФ складається не на доставку товару, то в цьому рядку ставиться прочерк;
• 4 - дані про одержувача, що включають всі його реквізити;
• 5 - за наявності такого документа необхідно вказати відповідні дані: номер і дату;
• 7 - найменування та код валюти зазначаються у такому форматі: «російський рубль», «643». Не допускається вказівка іноземної валюти. У такому випадку в рядок вносять еквівалентну суму в рублях.

Графи:

• 1 - перелік товару або наданих послуг;
• 2 - зазначається код, виходячи з даних ОК 015-94 (МК 002-97). "Загальноросійський класифікатор одиниць виміру" (затв. Постановою Держстандарту РФ від 26.12.1994 N 366);
• 2а, 3 - якщо СФ виставляється постачальнику послуг, ставиться прочерк;
• 4 - вноситься вартість однієї одиниці товару. Коли мова йде про послуги - ставиться прочерк.
• 5 - вказується ціну товару в національній валюті;
• 6 - при відсутності робиться запис «без акцизу»;
• 7, 8 - вказується розмір податку. При оформленні СФ на товари, вільні від ПДВ, робиться запис «без ПДВ» (перелік товарів в 5-му пункті 168-ї статті Податкового кодексу).
• 9 - вноситься загальна сума;
• 10 і 10а - заповнюється при імпорті товару. Код вказують відповідно до ОК країн світу (МК (ІСО 3166) 004-97) 025 - 2001. Якщо СФ складається для постачальника послуг, ставиться прочерк.
• 11 - обов'язкова для імпортного товару.

Заповнення рахунків-фактур при отриманні авансу

СФ повинен бути складений протягом 5-ти календарних днів з дня отримання авансу. Він оформляється у двох примірниках, один для постачальника, а другий - для фірми-одержувача.

Оформляти рахунок такого типу необхідно без заповнення всіх рядків і граф. Слід вказати:

Рядки:

• 1 - вказується присвоєний номер і відповідна дата;
• 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б - вносяться дані постачальника (товарів або послуг) і покупця відповідно до іншої документацією;
• 5 - для одержання авансу необхідно документальне обгрунтування. Тому в цьому рядку вказується номер і дата документа, що дає право на отримання авансу. У разі якщо аванс видається не грошима, в цьому рядку ставиться прочерк;
• 7 - найменування та код національної валюти по ОКВ. Відповідно до законодавства, іноземна валюта не може використовуватися при заповненні СФ. Необхідно записувати її еквівалент у національній валюті.

Графи:

• 1 - перелік товарів або наданих послуг / робіт. Якщо конкретна заявка ще не була складена на момент отримання авансу, роблять узагальнену запис, наприклад, «молочна продукція». Тут же можна вказати в дужках слово «аванс»;
• 7-9 - вноситься податкова ставка, розмір ПДВ і сума отриманого авансу. Сума вказується в рублях і копійках, округлення не допускаються;
• в інших графах ставляться прочерки.