Як виставити рахунок?

Кожна людина стикається з тим, як виставити рахунок, дуже часто. Приклад, - оплата послуг житлово-комунального господарства. Давайте розберемося, що таке рахунок, його різновиди та способи його передачі клієнтові.

Що таке рахунок?

Рахунок - це звичайний документ, в якому вказано продавець або виконавець робіт (юридична особа або ІП), його адреса, номер розрахункового рахунку та реквізити обслуговуючого банку, перелік товарів або послуг, що підлягають оплаті, із зазначенням кількості, ціни, і, при необхідності, податку на додану вартість. Для зручності внутрішнього документообігу, вказується номер і дата. Служить підставою, при узгодженні керівником, для оплати за безготівковим або готівковим розрахунком.

Особливою, затвердженої форми того, як виставити рахунок, немає, всі програми для бухгалтерського обліку або документообігу, використовують різне оформлення, зміст один: покупець Х (іноді навіть без реквізитів), оплачує продавцеві Y, з повним переліком реквізитів, певну суму за товар або послуги. Всі умови передачі товару (виконання послуг), обумовлюються в договорі, факт продажу (виконання послуги) з формулюванням "здав - прийняв", зафіксовані в накладній або акті прийому-передачі. Щоб виставити рахунок на оплату не потрібно навіть підписи керівника та головного бухгалтера підприємства! Достатньо підпису людини, уповноваженого наказом, або навіть підпис простого бухгалтера по виписці первинних документів.

Навіщо потрібен рахунок?

Рахунок необхідний, іншого засобу, як виставити рахунок, для прискорення розрахунку між сторонами просто немає. Як попередню угоду, де продавець призначає ціни на свої товари і послуги, а покупець, не маючи на руках договору (сторони в різних містах), погоджується з ними, і на його підставі проводить оплату, а за фактом отримання товару, оформляє інші документи. Рахунок виписується в одному екземплярі.

У фінансах - виставити рахунок фактуру це вже серйозний господарський документ. Використовується юридичними особами та підприємцями, які є платниками податку на додану вартість. Виставляється продавцем або виконавцем, після продажу товару або послуг. Використовується для підтвердження сплати ПДВ та акцизних зборів. Крім цього, несе інформацію про країну походження товару, номер вантажної митної декларації (у випадку, якщо товар імпортний). Має строго встановлену форму, є підставою для покупця до відрахування сум ПДВ, пред'явлених продавцем (виконавцем). Виписується у двох примірниках.

Щоб виставити рахунок організації потрібно заповнити бланк певної форми. Як і всі документи, пов'язані з розрахунком сплати податків (тим більше ПДВ), строго враховується, в тому числі, і рахунок на оплату. Бланк скачати можна на різних сайтах, звернувшись за відповідним запитом в пошукачі.

Платники ПДВ отримані рахунок - фактури заносять в "Книги покупок", а видані в "Книги продажів". Навіть, якщо товар продається за ставкою ПДВ 0%, даний документ все одно виписується, із зазначенням в графі ПДВ 0. Заповнюються тільки платниками ПДВ. Є один нюанс у тому, як виставити рахунок фізичній особі у разі, коли покупець (замовник) фізична особа, або не є платником цього податку: допускається оформлення однієї рахунок - фактури для "Книги продажів".

Як виставити рахунок - фактуру клієнтові?

Можна зайти в офіс фірми, зробити замовлення, укласти договір (або без нього) та отримати рахунок на руки. Після цього, оплатити замовлення на місці готівкою або за безготівковим розрахунком через свій банк, використовуючи платіжне доручення або систему клієнт - банк. Після оплати отримуємо на руки товар (послугу) разом з накладною (актом прийому-передачі).

З оплатою готівкою все ясно. При оплаті по перерахуванню, все терпимо, коли сторони знаходяться в одному невеликому місті. А якщо різні регіони? Набагато практичніше по телефону узгодити перелік і ціну товарів або послуг, потім виставити рахунок за послуги і отримати копію будь-яким зручним способом: по факсу або електронною поштою. Оплатити його, приїхати за товаром особисто і отримати всі оригінали документів (у тому числі і вищезгаданий рахунок), або, погодивши доставку, отримати всі документи з товаром або поштою.

Ось як така проста, як виставити рахунок, операція спрощує операцію. Адже, по суті, будучи підставою для оплати товару або послуг, рахунок не дає права продавцеві на гроші, перераховані покупцем, до моменту оформлення накладної (акта прийому - передачі). Після того, як виставити рахунок фізичній особі зможе фірма-продавець, можна спокійно, без побоювань перераховувати гроші на підставі факсу або відсканованої копії, звичайно, якщо ви довіряєте партнеру. У разі вашої відмови від оплати, ніяких наслідків і виправлень для продавця!

Перед тим, як виставити рахунок фактуру, вона оформлюється продавцем за фактом передачі товару або виконання послуг. Форма і правила заповнення регламентуються постановами уряду. Заповнюється у суворій вимозі до законодавства та дійсна тільки в оригіналі, підписується керівником та головним бухгалтером підприємства. Рахунок - фактура виписується на підставі договору і є документом, що підтверджує угоду, а так же документом для звіту по ПДВ і акцизів.

Як правильно виставляти рахунок?

Підіб'ємо підсумки того, як правильно виставити рахунок для ведення фінансових операцій. Рахунок використовується для проведення передоплати за що цікавить вас, послуги. Якщо виставити рахунок на аванс за товар, поставлений раніше оплати, то підставою для оплати товару (послуг) є рахунок - фактура або накладна. Обидва документи допускається заповнювати від руки, причому, на рахунок - фактурі друк необов'язкова.

Здійснити оплату за рахунком можна, використовуючи факсовую копію або скан, отриманий по електронній пошті. Рахунок - фактура дійсна тільки в оригіналі.