Як оформити відрядження?

Відрядження - невід'ємна складова діяльності різних підприємств і організацій. У зв'язку з цим виникає чимало питань, що стосуються даної теми як у самих працівників, які відряджаються, так і у роботодавців, з чиєї ініціативи найчастіше плануються відрядження.

Дана стаття допоможе розібратися в деталях цього питання, розповість, як правильно оформити відрядження і які моменти при цьому необхідно врахувати.

Що таке відрядження?

Відрядження - це робоча поїздка за письмовим наказом роботодавця на певний термін, метою якої є виконання службових обов'язків поза робочим місцем. У випадку, якщо працівник структурного підрозділу (відокремленого філії), яке розташоване в іншому населеному пункті, їде в центральний офіс або назад, це вважається відрядженням і слід подумати про те, як правильно оформити відрядження.

Деякі категорії співробітників (експедитори, кур'єри, водії тощо.) Здійснюють свою службову діяльність в дорозі або їх робота пов'язана з далекими переміщеннями. Такі поїздки не є відрядженнями. Але це не означає, що ці співробітники не користуються правом на компенсацію витрат у зв'язку з робочими поїздками. Їм відшкодовуються:

• витрати на проїзд;
• витрати за оплату житла;
• витрати, пов'язані з проживанням (добові, пайкові та ін.);
• інші витрати працівника з відома роботодавця.

Направлення працівника у відрядження

У відрядження направляються тільки ті працівники, які числяться в штаті організації і складаються з роботодавцем у трудових відносинах. Трудовим кодексом РФ визначено, що роботодавець не повинен відправляти у відрядження:

• неповнолітніх працівників (виняток становлять спортсмени, а також творчі працівники ЗМІ та закладів культури);
• вагітних жінок;
• працюють за учнівському договору співробітників (якщо відрядження не пов'язана з їх учнівством).

Деякі категорії співробітників можна направляти у відрядження виключно з їхньої письмової згоди. Це необхідно враховувати перед тим, як оформити відрядження. До них відносяться:

• матері, так само як і батьки, що виховують дитину до 5-ти років без чоловіка (дружини);
• жінки, які мають малолітньої дитини до 3-х років;
• працівники, у яких хворі члени сім'ї потребують догляду (за наявності медичного висновку);
• працівники, які мають на утриманні дітей-інвалідів.

Зазвичай термін відрядження встановлюється роботодавцем з урахуванням складності та обсягу службового завдання. При цьому на строк відрядження може впливати, наприклад, такий фактор, як тривалі свята, коли роботодавцю економічно невигідно знаходження працівника у відрядженні.

Календарним числом вибуття у відрядження згідно з нормативними документами є день відправлення транспорту, причому не від місця проживання, а від місця роботи відрядженого співробітника.

Якщо транспорт від'їжджає до 24-00 (включно), то поточну добу є днем від'їзду, а з півночі і пізніше - наступна доба.

Документальне оформлення відрядження

Щоб уникнути різного роду непорозумінь і небажаних наслідків перед тим як відправитися в службове відрядження, слід ознайомитися з відповідними правовими документами і з'ясувати, як правильно оформити відрядження.

Основним документом для оформлення відрядження є службове завдання. Воно складається безпосереднім начальником працівника, що направляється у відрядження. Дане службове завдання містить:

• інформацію про співробітника (П.І.Б., посада);
• назва організації та відділу, в якому він працює;
• мета, терміни і місце відрядження;
• джерело фінансування службового відрядження.

На підставі цього службового завдання керівництвом видається наказ про направлення даного співробітника у відрядження. Після цього співробітник отримує посвідчення про відрядження.

По поверненні з відрядження працівник не пізніше триденного строку в обов'язковому порядку повинен подати авансовий звіт про витрату коштів з додатком підтверджуючих документів (дорожні квитки, рахунки за проживання та ін.). У випадку, якщо він витратив грошей менше, ніж здобув, роботодавець має право стягнути цю різницю. Однак це він може зробити, отримавши письмову згоду працівника і оформивши всі документально.