Як написати службову записку?

Службовою запискою називають спеціальний додатковий документ, який є головною підставою для керівника, бажаючого прийняти те чи інше рішення у формі локального правовстановлюючого акту. Службова записка, з точки зору діловодства та трудового права, не є обов'язковою, але вона може бути встановлена локальними нормативно-правовими актами підприємства. Цей вид документів часто застосовується на практиці, але у всеросійському класифікаторі управлінських документів відсутня. Отже, давайте розглянемо, як правильно написати службову записку.

Особливості службових записок

Найчастіше службові записки складаються для вирішення питань щодо інформаційного, матеріально-технічного або господарського забезпечення. Простіше кажучи, службовою запискою є листування між декількома структурними підрозділами. Найчастіше вони містять пропозиції або прохання. На відміну від доповідних записок, службові створюються, щоб підтримувати зв'язок між відділами на горизонтальному рівні, тобто вони створюються від імені працівника і пересилаються на ім'я працівника. Складаються вони тільки в тому випадку, коли посада відправника рівнозначна посаді одержувача. Якщо ж службову записку складає керівник, то найчастіше вона стосується рішень про відправлення в службове відрядження.

Якщо буде виявлено факт виготовлення продукції з деяким шлюбом, то при наявності кількох скарг покупців, керівник організації має право відправити на адресу атестаційної комісії службову записку, в якій будуть детально описані причини невідповідності працівника тим вимогам, які пред'являються до його посади. На підставі службової записки буде проведена додаткова атестація співробітника. Також службові записки використовуються і для того, щоб був скорочений випробувальний термін для певного працівника. Така службова записка складається на ім'я генерального директора. Якщо ж говорити про юридичної значимості службових записок, то можна відзначити, що вони можуть бути доказами в суді.

Правила складання записки

Пишеться службова записка на звичайному аркуші формату А4. На ньому в обов'язковому порядку зазначаються реквізити, розміщені у відповідності з ГОСТами. Такими реквізитами є:

• найменування підрозділу;
• дата;
• реєстраційний номер;
• назва документа;
• текст;
• адресат;
• підпис відправника (вказати посаду).

Щоб знати, як написати службову записку, необхідно врахувати, що такий документ оформляється звичним шрифтом величина букв 14, міжрядковий інтервал 1,5. Прописними буквами пишеться найменування документа (службова записка). Розташовуватися напис може як посередині, так і біля кордону лівого поля. Дату необхідно писати строго арабськими цифрами, наприклад, 02.01.2013. Якщо на підприємстві діє реєстраційна система, то на службовій записці проставляється також і реєстраційний номер. В результаті передачі службової записки складається резолюція з порушеного питання.

Такий вид документа як службова записка може мати і короткий заголовок, який передає суть проблеми. У його формулюванні згідно з правилами оформлення документації обов'язково включити букву «о». Наприклад, «про направлення К. у відрядження». Ділиться текст службової записки на дві частини. В одній частині пишуть факти, які стали підставою для складання документа, а в другій фіксуються всі висновки і рішення. Якщо в записці є додаток, то про нього робиться відмітка в оформленні. Тепер ви знаєте, як написати службову записку. Зразок її являє собою порожній бланк документа, розглянутий нижче:

Начальника виробничого відділу Іванову В.К. Службова записка 17.01.13 № ___ У зв'язку зі зміною виробничих потужностей нового обладнання в приміщенні № ___, прошу направити фахівця для подальшого усунення неполадок.

Такий зразок написання службової записки.