Як підтвердити витрати?

Кожне підприємство, що працює на території РФ, зобов'язана оплачувати податки авансовим методом, незалежно від того, за якою системою оподаткування вона працює - із загальної, спрощеної або єдиною. Для роботи підприємства потрібні певні витрати, тобто, ті розтрати, які здійснює підприємство для виготовлення продукції, для надання послуг та інших цілей. Деякі витрати, відповідно до НК Російської Федерації не обкладаються податками, а деякі - обкладаються. Головне завдання фахівця з податків на підприємстві - розібратися, які витрати не підлягають оподаткуванню, та як підтвердити витрати, що входять в дану категорію.

Витрати, що не обкладаються ПДВ

Витрати, пов'язані з отриманням прибутку підприємства, відповідно до розділу ІІІ ПК, не обкладаються ПДВ. Але не всі і не завжди, а тільки ті, які пов'язані з безпосереднім виготовленням продукції та її реалізацією. Повний перелік таких витрат визначається Податковим Кодексом. З 1 квітня 2011 року набрав чинності оновлений Податковий Кодекс, згідно з яким існують особливості у визначенні видатків юридичних осіб (підприємств і компаній) та підприємців. Раніше такого поділу не було. Так, підприємцям, щоб визначити, які витрати їх діяльності будуть включені до витрат, а які ні, необхідно вивчити, що таке «операційні витрати». Такий порядок оподаткування дійсний з серпня 2011 року.

Транспортні витрати

Найбільш поширеним видом витрат, що не обкладається податком, є транспортні витрати, якщо підприємство представить в ДПС (державну податкову службу) документи, що підтверджують витрати даного виду. Отже, до документів, що мають відношення до транспортних витрат, відносяться:

• Договір з транспортною компанією на предмет надання нею послуг компанії.
• Шляхові листи, згідно з якими транспорт компанії здійснював вантажоперевезення або здійснював перевезення іншого характеру.
• Чеки або інші фінансові платіжні документи, які підтверджують, що компанія сплатила конкретну суму транспортних витрат на рахунок підрядника.

У транспортні витрати включається вартість бензину, який був витрачений компанією на здійснення перевезення вантажу. Тому, шляхові листи доцільно підкріплювати чеками з автозаправок або ж платіжними документами, що стосуються покупки бензину чи інших паливно-мастильних матеріалів. Шляхові листи в податкову службу надаються уніфікованої форми - №4-С або №4-П. До них слід докласти і витрата паливно-мастильних матеріалів для конкретної моделі автомобіля, оскільки кожне авто споживає неоднакова кількість бензилу або дизельного палива.

Витрати з оренди

Основним документом, що підтверджує витрати компанії, пов'язані з наймом приміщень або офісів, є договори оренди. Вони полягають у відповідності з усіма вимогами ЦК, є юридичними документами, і тому бухгалтер має право надати до податкової служби договір оренди з вказаною сумою платежів. До речі, досить часто при довгостроковій оренді, власник приміщення вимагає платити оренду наперед, тобто за квартал наперед або за півроку. Тому в договорі оренди може бути вказана не тільки сума за місяць, а й за квартал. Тільки необхідно, щоб була розшифровка конкретної суми. Якщо в компанії немає такого договору, то віднести суму орендної плати на витрати, пов'язані з діяльністю підприємства, неможливо.

Витрати з оренди, які не обкладаються податком, можуть бути і дещо іншого характеру. Наприклад, співробітник компанії, перебуваючи у відрядженні, проживав не в готелі, а на зйомній квартирі. Приїхавши з відрядження, він представив бухгалтеру звіт про свої витрати, що підтверджують суму коштів на відрядження, які йому були видані. Доданий договір оренди по найманій квартирі є підставою для обліку орендної плати як такої, яка не обкладається податком.

Інші витрати

Підприємства мають і такі витрати, як оплата послуг зв'язку, придбання електронних квитків, оплата юридичних консультацій. Документально підтверджені витрати на послуги зв'язку та інше не оподатковуються. Для того щоб підтвердити послуги зв'язку, необхідно представити рахунок-фактури телефонних станцій, а також розшифровки до кожного з телефонних номерів. Послуги зв'язку - це не тільки стаціонарні телефони, а й мобільні. Тому доцільно прикладати в якості документів розшифровки рахунків, отримані в операторів мобільного зв'язку.

Витрати за електронним квитком будуть вважатися підтвердженими, якщо ви докладете сам квиток та посадковий талон. Однак в обов'язковому порядку фахівцем обґрунтовується мета поїздки одного зі співробітників по конкретному електронним квитком. При втраті документів, їх можна відновити, якщо звернутися в авіакомпанію. Якщо за звітний період, компанія користувалася послугами юристів, які не входять в штатний склад, то вона може підтвердити витрати на оплату консультації за допомогою рахунку-фактури та правового висновку, винесеного юристами.

Основні документи, що підтверджують витрати

Якщо вас цікавить питання, які документи підтверджують витрати, пов'язані з постачанням сировини чи продукції інших підприємств, яка згодом переробляється підприємством для отримання конкретного продукту, то ними є рахунки-фактури і товарні накладні. Також можуть бути використані в якості документів, що підтверджують витрати підприємства та акти надання послуг, виконані у встановленій формі. Зверніть увагу, що акти надання послуг є підтверджуючими документами для таких витрат, як оплата ремонтних бригад, оплата послуг сторонніх компаній, які були задіяні у виробничому процесі.

Наприклад, компанія займається будівництвом котеджів. Але в її власному гаражі немає певної спецтехніки - вона бере її в оренду. Крім того, що компанія орендує сам транспортний засіб, вона користується послугами оператора, керуючого даними транспортом. Спецтехніка бере участь у виробничому процесі, який і є джерелом прибутку підприємства. Тому, відповідаючи на питання, як підтвердити витрати, фахівець компанії з податкового обліку повинен мати на руках акт надання послуг (на послуги оператора) і договір оренди на транспортний засіб.