Як заповнити табель обліку робочого часу?

Табель обліку робочого часу не тільки дозволяє щодня фіксувати явку або неявку на роботу, але і відображає кількість годин, яку відпрацьовано кожним співробітником. Хтось із службовців хворіє, хтось з нез'ясованих причин відсутня, а хтось перебуває у відпустці. Давайте розберемося, як заповнити табель обліку робочого часу, правильно відзначаючи в ньому всі ці випадки.

Для чого потрібен табель обліку

Цей документ зобов'язані вести у всіх організаціях, і він потрібен для того, щоб:

• скласти для органів статистики відповідну звітність;
• правильно розрахувати зарплату;
• отримувати дані про кількість відпрацьованого часу;
• враховувати щодня, як співробітниками використовується робочий час, як вони дотримуються встановлений трудовий режим.

Держкомстатом Росії затверджено дві уніфіковані форми для табеля робочого часу - Т-12 і Т-13. Чим вони відрізняються? Т-12 - це універсальний варіант. Т-13 ведеться в тому випадку, якщо в організації діє автоматична система, яка контролює виходи-невиходи на роботу (турнікет). Дані цієї системи через комп'ютер заносяться у форму. Слід зазначити, що пропускні системи є не скрізь, тому частіше використовується форма Т-12.

Табель за формою Т-12 складають в одному примірнику. В кінці місяця він підписується працівником кадрової системи і керівником структурного підрозділу. Після цього табель надходить до бухгалтерії, де по ньому нараховують зарплату.

Як заповнювати табель робочого часу

Розглянемо заповнення цього документа на прикладі форми Т-12, так як Т-13 практично не відрізняється за складом реквізитів. Ведеться табель щодня, протягом усього місяця. В кінці цього періоду підводиться підсумок за кількістю годин, які відпрацював кожен співробітник. Є в документі графи, де відзначається проміжний результат у першій та другій половинах місяці.

Методом суцільної реєстрації фіксуються явки або неявки на роботу. Тобто, у відповідній клітинці за кожне число місяця ставиться яке-небудь позначення, коли працівник з'явився або не з'явився на роботу з певних причин (або з нез'ясованих обставин). Але можна явки і не відзначати, а тільки реєструвати відхилення від робочого графіка (запізнення, неявки та ін.). Якщо протягом місяця не було відхилень, тоді в табелі відображаються підсумкові дані результату роботи у першій та другій половинах місяці. Після цього підводиться загальний підсумок, а всі інші клітини залишаються незаповненими.

Як проставляти позначення в табелі

В 4-й і 6-й графах форми Т-12 два рядки. Літерне позначення виду витрат робочого часу на кожен день місяця ставиться у верхньому рядку. Це - лікарняний, відрядження, відпустка, явка на роботу. Нижній рядок існує для запису кількості годин по них.

Приміром, 14 червня працівник вийшов на роботу і провів на ній весь день. За червень місяць в табельної осередку з 14 числом проти прізвища співробітника ставиться «Я» і число 8 (робочі години). Якщо працівник перебував у цей день у відрядженні, значить потрібно поставити «К». Тепер потрібно проставити його робочі години. Так як його в цей день не було на роботі, в нижній сходинці ставиться «0».

Свята і вихідні також мають своє позначення. У нижньому рядку ви ставите нулі, а у верхній ставите «В». Щоб поставити різний літерний код, вам потрібні вагомі підстави. Якщо ви виставляєте в табелі працівнику, що він був на лікарняному, значить вам повинно бути точно відомо, що в даний час у вашого співробітника точно був листок тимчасової непрацездатності.

Як заповнити табель обліку робочого часу, коли ви не маєте документів, які підтвердили б причину відсутності працівника на робочому місці? У цьому випадку у верхньому рядку виставляється «НН». Умовні позначення невідпрацьованого і відпрацьованого часу, представлені на титульному аркуші Т-12 форми, застосовуються і в Т-13 формі.

Підведення підсумків

Як заповнювати табель робочого часу в кінці місяця? Підраховується сумарна кількість відпрацьованих годин і днів. З цього розрахунку відпрацьованих днів повинні виключатися все прогули, вихідні, лікарняні дні і неявки з невизначених причин. Тобто весь той час, коли співробітник не був присутній на роботі.

Для підрахунку кількості відпрацьованих годин складаються цифри другого рядка 4 та 6 граф. Цей результат заноситься в 5 графу (перша половина місяця), в 7 графу (друга половина місяця). І в кінці в графи 8-13, тобто за місяць в цілому.

У 14-16 графи заноситься інформація про кількість днів неявок. У 15 графі проставляються цифровими кодами причини неявок. Коди є на титульному аркуші. І в самому кінці визначається загальна кількість вихідних за місяць у кожного працюючого і вписується в 17 графу.