Як заповнювати журнал касира?

Дивіться відео

Як заповнювати журнал касира?

Для отримання інформації про виручку і функціонуванні сучасних касових апаратів був створений журнал касира-операціоніста. Це важливий бухгалтерський документ, який повинен додаватися до будь-якої робочої операційній касі і фіксувати періодичні надходження грошових коштів.

Правила заповнення касового журналу

Кожна людина, прийнятий на посаду касира, зобов'язаний навчитися і зрозуміти, як правильно заповнювати журнал. В даний час широко використовується форма журналу КМ-4. Записи в журналі виконуються кульковою ручкою з синім чорнилом. Один рядок документа фіксує дані за один робочий день. Підставою для журнальних записів стає Z-звіт, виконаний у кінці зміни, а записи в журналі ведуться в суворій хронологічному порядку.

Правильно оформлений журнал має нумерацію на кожній сторінці і прошнурований вигляд. Журнал обов'язково повинен мати печатку організації, підписи податкових органів та керівника підприємства. Відкривши журнал касира, можна побачити таблицю з 18 колонками, кожну з яких необхідно правильно заповнити після закриття зміни.

Як заповнювати журнал касира-операціоніста:

• У першому стовпчику слід зазначити дату робочого дня;
• Під другим колонці позначається номер секції, якщо є підрозділ на відділи;
• У третьому колонці пишеться прізвище, ім'я та по батькові касира, який здає зміну. Запис можна зробити один раз на сторінці, а надалі просто ставити спеціальний значок, якщо за касою завжди один і той же працівник;
• У четвертому колонці слід поставити номер звіту фіскальної пам'яті, який можна побачити на Z-звіті в кінці зміни;
• 5-а заповнюється рідко через великі суперечок і розбіжностей з приводу її значення, краще поставити прочерк. Податкова служба не надає їй особливого значення, так як вона не несе важливої інформації;
• 6-я показує суму грошових лічильників на початок зміни. Зазвичай, число листується з попередньої зміни, але деякі касові апарати не виводять це показання і його доводиться вираховувати самостійно;
• У сьомий колонці обов'язкове щоденна підпис касира-операціоніста;
• У восьмому колонці регулярно розписується адміністратор;
• У дев'ятому колонку переписується сума з Z-звіту, що показує підсумок лічильника по завершенні робочого дня;
• У десятому фіксується сума виручки за минулий день в рублях і копійках, які відокремлюються один від одного дефісом. Обов'язково потрібно перевірити збіг суми, зазначеної у звіті, з грошовою виручкою, отриманої в результаті застосування формули: 9 графа - 6 гр. = 10 гр .;
• В одинадцятій касир повинен вказати фактичну виручку, отриману за зміну;
• У дванадцятому необхідно вказати суму безготівкових платежів;
• У 13-ої зазначається сума, отримана при пробитті по кредитних картах і чеками, тобто за платіжними документами;
• У чотирнадцятому колонці повинна бути загальна грошова сума готівкових та безготівкових платежів;
• П'ятнадцятого відображає суму повернень від покупців, а також помилково пробитих чеків. Повертати гроші покупцям без пробиття чеків можна тільки в поточну зміну, в іншому випадку буде потрібно складання видаткового касового ордена;
• Дванадцятого, сімнадцятого і вісімнадцятого колонки потрібні для підпису касира, адміністратора, керівника.

Що робити, якщо допущена помилка в журналі касира

Коли касир не має достатньої кількості навичок і не розібрався до кінця, як заповнювати касовий журнал, можуть виникати помилки. Існують правила виправлення помилок, відповідно до яких дозволено закреслює неправильний запис однією рисою, а поруч вказувати правильну інформацію з позначкою «виправлено». Виправлення обов'язково завіряються підписами касира, адміністратора і керівника.

Заборонено використовувати для видалення невірних записів спеціальні коригуючі речовини, а також поверх старої суми наносити нову.

Чи потрібно робити звіт, якщо протягом дня не пробивалися чеки?

Бувають ситуації, коли за всю зміну не було здійснено жодної покупки, касовий апарат не видав жодного чека. У такому випадку можна не заповнювати документ, тим більше зняти Z-звіт не вийде.

При бажанні на апараті можна зробити один нульовий чек, і по закінченню зміни заповнити журнал на підставі отриманого звіту. Також слід знати, що якщо зміна була закрита ввечері з якихось причин, можна зробити звіт вранці або навіть через день, тільки необхідно провести виручку заднім числом і залишити вільну рядок в журналі.

Знання про те, як заповнювати журнал, є важливим моментом в роботі касира-операціоніста і допомагають йому контролювати надходження і витрату коштів. Касовий журнал КМ-4 - це серйозний документ, що знаходиться під контролем податкової служби, тому слід відповідально ставитися до його заповнення.