Як заповнювати прибутковий касовий ордер?

У бухгалтерії будь-якої організації обов'язково є відділ, який безпосередньо займається операціями з фінансами. Даний відділ не може працювати без особливих документів, що заповнюються бухгалтерами належним чином. Одним з таких документів є прибутково-касовий ордер. Саме по ньому оформляються грошові надходження в касу. Форма цього документа специфічна - № КО-1. Також, крім бухгалтера, навичками заповнення даного документа повинні володіти власники фірм. Щоб виконати заповнення прибуткового касового ордера, нам знадобиться ручка і чистий бланк документа.

Заповнення касового ордера

Варто відзначити, що документ призначений для оформлення грошових коштів у касу організації. Зазвичай прибутково-касовий ордер має дві частини: основну частину і квитанцію. Квитанція до прибуткового касового ордеру завжди в обов'язковому порядку передається тій особі, яка перерахувало гроші на рахунок підприємства, а от що стосується другої частини, то вона обов'язково заповнюється бухгалтером. Структура цієї частини складається з певної кількості рядків. Щоб їх заповнити, необхідно володіти певними знаннями.

Перш за все, заповнюємо заголовок ордера. Тут потрібно написати повне найменування підприємства, а якщо це необхідно, то його філії. Якщо ж структурні підрозділи відсутні, то в цій графі просто ставимо прочерк. Потім слід рядок «Коди». Вказуємо інформацію відповідно до довідки Госкостата.

Тепер заповнюємо «Номер документа». Документ пронумеровується відповідно до того, як були проставлені номери в «Журналі реєстрації документів видаткових та прибуткових операцій». Наступний рядок - це «Дата складання». Саме в ній прописується цифрами день, місяць і рік. Варто також запам'ятати, що для запису року обов'язково використовують чотири цифри.

«Дебет» заповнюють аналогічно подібного номером рахунку, який і буде кінцевим пунктом у русі грошей. Рядок під назвою «Кредит» ділять ще на дві частини, тобто спочатку заносять код відповідного структурного підрозділу, а потім вписують кореспондуючий рахунок або субрахунок, який утворює кредитні відносини, що виникають у касі підприємства.

Наступний етап у процесі того, як заповнювати прибутковий касовий ордер - це правильне заповнення рядка «Сума, рублі і копійки». Тут обов'язково вписати арабськими цифрами всю суму. Потім заповнюється код призначення отриманих грошових коштів.

Потім слід заповнення рядка «Прийнято від ...». Варто зауважити, що саме ця рядки і викликає більшість питань і розбіжностей. Запам'ятайте, спочатку тут заповнюється ім'я того, особи, яка переказало кошти в ваше підприємство. Ним може бути хто завгодно, у тому числі і співробітник вашого ж підприємства. Дуже важливо звернути увагу на те, що ініціали необхідно заповнювати саме в родовому відмінку. А якщо ця людина з іншої організації, то під прізвищем обов'язково слід записати найменування організації.

Зразок прибуткового касового ордера можна переглянути за посиланням, там же є і приклад його заповнення.

Наступний рядок для заповнення - це «Підстава». У ній необхідно вказати джерело грошових коштів та мета їх перекладу. У рядку «Сума» необхідно написати то кількість грошей, яку отримала організація, але тільки літерами і з великої літери. Якщо є копійки, то їх також потрібно вказати.

«У тому числі» заповнюється відразу ж після «Суми». У ній вказується сума податку, а якщо він не нараховується, то необхідно зробити приписку «без ПДВ». Рядок «Додаток» вказує, які документи додаються до прибутково-касового ордера. Останнє, що ставиться в цьому документі - це підпису. Підписати прибутковий касовий ордер обов'язково повинен головний бухгалтер і касир.

Прибутково-касовий ордер необхідно виписувати в одному примірнику. Печатки ставляться в ньому відповідно до Постанови № 88.Относітельно того, якою ручкою заповнювати документ, у Постанові не сказано, таким чином, він заповнюється гелієвої ручкою чорного кольору.

Завантажити прибутковий касовий ордер бланк можна в Інтернеті і роздрукувати на принтері. Форма прибуткового касового ордера зазвичай КО-1. Вона найкраще відповідає всім необхідним вимогам Постанови.

Також необхідно запам'ятати, що помилки і виправлення в прибутково-касовому ордері ні в якому разі не допускаються. Якщо бухгалтер випадково помилився, то доведеться весь документ становити заново.

Після того, як прибутково-касовий ордер заповнений, уповноваженій особі необхідно відрізати по лінії квитанцію і віддати її тому, хто вніс кошти. Сам же ордер залишається в організації і заноситься в спеціальний Журнал, в якому реєструються видаткові та прибуткові документи. Записуються дані в хронологічному порядку, вказуючи дату і ту суму, яка була перерахована.

Прибуткові касові ордери є однією з форм звітності, без яких діяльність бухгалтерії немислима. За аналогією з цим документом заповнюються і інші папери, зокрема, витратно-касовий ордер. У ньому присутні ті ж самі пункти, що і в прибутковому. Тільки тут уточнюють, чи не звідки беруться кошти, а куди вони перераховуються. Також ставиться печатка і підпис головного бухгалтера та відповідального касира.

Прибутково-касові ордери зберігаються в бухгалтерії протягом п'яти років. Під час проведення ревізії документи вилучаються на перевірку. По закінченню терміну давності він знищується. Тепер питання, як заповнити прибутково-касовий ордер не поставить вас в глухий кут, і ви зможете не тільки заповнити його самостійно, але і допомогти своїм колегам у цій справі.