Як проводити інвентаризацію?

Інвентаризація - це звірка наявних у бухгалтера даних про наявність певного матеріального майна і реальної кількості цього майна на складці, в офісі. Детальніше про інвентаризацію ви дізнаєтеся зі статті Що таке інвентаризація.

Оскільки інвентаризація є дуже важливим і з організаційної, і з фінансової сторони процесом, проводити її слід за всіма правилами.

Етапи інвентаризації

Підготовка

Перед тим як проводити інвентаризацію, необхідно оформити наказ керівництва організації на здійснення даного завдання. Наказ має бути зареєстрований у журналі. У документі має бути відображено, яке саме майно буде піддаватися інвентаризації.

Для проведення роботи збирається спеціальна комісія. Вона може складатися з представників адміністрації та бухгалтерії, матеріально відповідальних осіб, а також тих фахівців, які можуть грамотно оцінити стан майна. Наприклад, для проведення інвентаризації робочої апаратури, комп'ютерної техніки в офісі можна залучити штатного системного адміністратора. Якщо буде потрібно проведення замірів майна, його переміщення та інших маніпуляцій, то комісії повинні будуть надати відповідних помічників (вантажників, техніків та ін.).

Перед початком інвентаризації слід перевірити:

• наявність інвентарних карток, книг, описів та іншої супутньої документації, її стан;
• наявність і стан технічних паспортів або будь-який інший документації технічного характеру (якщо вона є) на майно, яке буде піддаватися інвентаризації;
• наявність та стан документації на основні засоби, які були здані / взяті в оренду, відправлені / прийняті на зберігання.

Це необхідно для того, щоб правильно провести інвентаризацію, не витрачаючи час в ході роботи на вирішення організаційних питань, пошук потрібних документів.

Проведення

• До початку процедури бухгалтер зобов'язаний надати комісії документ бухгалтерського обліку майна, що перебуває у віданні організації із зазначенням вартості кожного найменування і залишків на момент проведення останньої інвентаризації.
• Голова комісії повинен завірити своїм підписом прибуткові і витратні документи, зробивши позначку «До інвентаризації на ... (дата)». Далі комісія звіряється зі старими даними, відзначаючи, яке майно, в якій кількості, стані відзначено в попередній документації та як справа йде по факту на момент проведення нової інвентаризації. Важливо відзначити, що в залежності від того, яке саме майно описується, використовуються ті чи інші формати актів інвентаризації. Наприклад, для опису товарів і матеріалів це форма № інв-3.
• З матеріально відповідальних за описуване майно осіб беруть розписки, які засвідчують, що надійшли матеріальні блага оприбутковані, а відпущені списані з подальшим наданням в бухгалтерію всієї необхідної документації.
• У самому кінці вже в готову опис вносять свої підписи всі члени інвентаризаційної комісії на чолі з її керівником. Якщо в документації не буде підпису хоча б одного бере участь в інвентаризації особи, результати процедури вважаються недійсними. У цьому випадку починається розгляд на предмет того, чому саме відсутня чиясь підпис і що необхідно зробити, щоб провести інвентаризацію основних засобів до кінця, отримавши всі потрібні підписи.

Коли і як часто проводиться інвентаризація?

Дана процедура повинна здійснюватися в період з 1 жовтня по 31 грудня звітного року. Тривалість роботи може варіюватися залежно від складності поставлених завдань і труднощів, які виникають безпосередньо в ході інвентаризації. Якщо робота займає кілька днів, тижнів, то кожен раз після відходу комісії приміщення, в якому зберігається майно, повинно опечатуватися.

Що стосується того, як часто проводять інвентаризацію, то згідно з діючими в РФ правилами, це можна робити 1 раз на 3 роки (опис основних засобів) і 1 раз в 5 років (опис бібліотечних фондів). Торговельні організації, як правило, проводять дані роботи не рідше 1 разу на квартал, що продиктовано специфікою їх роботи.