Як скласти опис?

Опис може здійснюватися з різних причин: для складання списку речей, які передаються на тимчасове зберігання, при здачі приміщення в оренду, опис майна, яке було вилучено у його власника і т. Д. Але складатися вона повинна правильно і грамотно. Так ви захистите себе від зайвих матеріальних витрат. Описи може підлягати рухоме і нерухоме майно. Зараз ми розповімо вам, як правильно скласти опис і на що варто звернути увагу при її оформленні.

Опис документів є основним архівним довідником для державних та відомчих архівів. Також вона являє собою базу для створення інших довідників. Елемент архіву називається одиницею зберігання. При складанні опису фіксуються всі одиниці зберігання за допомогою порядкових номерів, підраховується їх загальна кількість. Вона складається структуровано (у великих організаціях) або по хронології.

При проведенні даної процедури також враховують рівень важливості справи. Заголовки опису і назви на обкладинці повинні відповідати один одному. Список документів узгоджується з комісією і затверджується керівником організації.

Призначення архівної опису документів в тому, щоб ці документи в разі потреби можна було швидко знайти. Такий вид переліку складають тільки після оформлення всіх документів у справи із зазначенням сторінки, де вони знаходяться. Цій процедурі в обов'язковому порядку підлягають слідчі і судові справи, трудові договори та особисті справи.

Оформлення опису

Далі ми розповімо про те, як скласти опис документів. Основними частинами списку документів є описові статті, підсумкові записи, лист-засвідчувач та довідковий апарат.

• У довідковий апарат входять титульний лист зі змістом, передмова і список скорочень. Титульний аркуш має містити інформацію про найменування організації, про приналежність документів опису і їх дату, № опису. В змісті перераховуються найменування розділів опису. У передмові коротко вказується історія організації, перераховуються види документів, а також порядок систематизації справ.
• Описові статті необхідні для розкриття змісту документів. Це основна частина опису.
• У підсумковій записи закріплюється кількість справ, фіксуються особливості їх обліку. Також до складу опису повинен входити список скорочень, в якому прописуються всі скорочені слова і поняття та їх повне позначення.

Опис майна

Коли ви приймаєте на зберігання речі, то зверніть увагу на складений перелік предметів. Адже ви є матеріально відповідальною особою перед власником переданих вам на зберігання речей. У разі виникнення спорів, надавши суду узгоджену з замовником опис, ви доведете свою правоту.

Коли ж, навпаки, ви здаєте речі, уважно прочитайте складений документ. Підписуйте його тільки в тому випадку, якщо опис речей повне. Перед тим як скласти опис особистого майна, яке не має інвентарного номера, підготуйте скотч або крейда. Ними позначайте речі, які вже увійшли в список опису. У такому випадку ви проведете цю процедуру швидко і нічого не забудете.

Здати житло в оренду

Якщо ви вирішили здати квартиру або будинок в оренду, то вам необхідно знати, як скласти опис майна, щоб при поверненні приміщення не виникло ніяких питань. У даному випадку слід зафіксувати паспортні дані обох сторін, перерахування майна, що перебуває у квартирі, показники лічильників. Якщо є недоліки об'єкта, то обов'язково їх вказують у документі.

Облік конфіскату

Опис конфіськуємих речей повинна бути завірена підписами двох понятих. Їх роль можуть виконувати будь-які дієздатні люди крім працівників суду і поліції.