Як написати інструкцію?

Особливе місце серед інструкцій займають керівництва, призначені для співробітників компаній - в них описується, як правильно повинен вести себе співробітник на робочому місці, які виконувати обов'язки, о котрій годині приходити на роботу, і о котрій годині йти. Як написати інструкцію, щоб вона була зрозумілою і в теж час, сприяла виконанню людиною тих правил, які вказані в ній?

Загальні правила

Інструкція повинна складатися логічно правильно, тобто, в ній дотримується послідовність дій, які повинен виконати людина, щоб досягти певного результату. У той же час, цей документ не повинен бути занадто довгим, так як прочитати і зрозуміти його від початку до кінця, людині буде складно, принаймні, з першого разу. Всі фрази і слова повинні бути простими, за винятком технологічних інструкцій, де неможливо обійтися без використання спеціальних технічних, медичних чи інших, вузькопрофільних термінів.

Не слід забувати при складанні інструкції, що кожен новий абзац в цьому документі - це заклик до дії, причому обов'язково використання дієслів у наказовому способі. Інструкція не повинна містити «украшательний» слів, а також питань. У ній не повинно бути і відступів. По можливості, слід вказувати прості і зрозумілі дії, причому, кожен подальший крок інструкції повинен залежати від результату, отриманого внаслідок виконання попереднього кроку. В інструкції досить часто використовуються всілякі схеми, завдяки яким людина зможе розібратися набагато швидше, ніж, прочитавши текстове виклад. Звичайно ж, перед тим, як написати посадову інструкцію, не потрібно думати над створенням якоїсь схеми, оскільки цей документ завжди викладається в суто текстовому варіанті.

Посадова інструкція

При написанні посадової інструкції для кожної посадової особи, керівництво компанії має визначитися, чи потрібен йому такий документ на підприємстві чи ні. Справа в тому, що Трудовий кодекс не зобов'язує керівників складати такі інструкції, хоча Міністерство праці нерідко наполягає на складанні посадової інструкції. Правила складання посадової інструкції такі ж, як і загальні правила складання подібних документів, але тут є деякі особливості.

Перед тим, як правильно написати інструкцію для посадової особи, необхідно чітко уявляти собі коло обов'язків, прав і завдань цього співробітника. Оскільки посадова інструкція повинна враховувати, як права і обов'язки співробітника, так і права роботодавця, то в ній, як правило, використовуються такі пункти:

• Загальні положення (визначають функціональне призначення документа та інше).
• Посадові обов'язки (опис конкретних обов'язків співробітника, які він повинен виконувати з конкретною регулярністю).
• Права співробітника (список прав, які надаються працівникові для успішного виконання ним трудових обов'язків).
• Посадові зв'язку (вказуються посади, з якими взаємодіє даний співробітник у процесі виконання своїх посадових обов'язків).
• Відповідальність співробітника за зрив термінів виконання своєї роботи.
• Оцінка роботи співробітника.

• Прикінцеві положення (порядок внесення змін в документ, дата, з якої посадова інструкція вступає в силу).

Технологічна інструкція

Технологічна інструкція пишеться з урахуванням технологічної послідовності виконання операцій або дій. Весь текст пишеться простою мовою, але із зазначенням параметрів об'єкта, над яким необхідно вчинити дії. Перед тим, як написати технологічну інструкцію, необхідно знати, яке обладнання використовувалося для виготовлення конкретного предмета. В інструкції записують інформацію про температурний режим, про тиск і потужності, а також про інші параметри, необхідних для правильного виконання операції.

Як правило, для скорочення тексту, використовуються в технологічних інструкціях літерні коди для позначення інструментів і пристосувань. Текст технологічної інструкції повинен бути розбитий не просто на абзаци, а якомога коротші абзаци. Можна робити шрифтові виділення, які допоможуть акцентувати увагу читача на найважливіших діях, описаних в інструкції. Точно і логічно викладайте думки, і людина, яка вивчає написану вами технологічну інструкцію, буде вдячний вам.

Інструкція з експлуатації

Інструкція з експлуатації складається до кожної групі товарів, тому вона повинна мати зміст і технічні характеристики об'єкта (побутова техніка) або склад товару, якщо це тканинні речі. Перед тим, як написати інструкцію по експлуатації до приладу, який вимагає складання, необхідно вказати, як його збирати, які слід використовувати для цього інструменти. Схема складання повинна бути представлена в інструкції в малюнках, де кожна деталь має свій порядковий номер.

При наявності кнопок на приладі, необхідно вказати, яка кнопка для чого призначена. Вказується в інструкції правила настроювання конкретних параметрів пристрою, якщо такі передбачені виробником. Далі описуються умови, за яких може експлуатуватися прилад, в тому числі і потужність, необхідна для нормальної роботи. Проінформуйте користувача, які дії він не повинен вчиняти, щоб не порушити експлуатаційні властивості приладу.

Вкажіть правила догляду за приладом. Якщо інструкція складається для побутової техніки, то в ній обов'язково вказуються можливі неполадки та шляхи їх усунення. У висновку інструкції пишуться запобіжні заходи.