Як скласти план роботи?

На будь-якій роботі у співробітників кожної ланки, особливо у керівників, виникає необхідність скласти план роботи. З ним набагато простіше потім вести виробничий процес і контролювати хід його виконання. Тому дуже важливо знати, як правильно скласти план роботи.

Заготівля для плану

Усі міжнародні системи менеджменту рекомендують складати план так, щоб вам було максимально зрозуміло. У ньому має бути зазначено все, щоб робота йшла без накладок і «нерозуміння» всіх, хто залучений в процес. Найпростіший рада, як скласти план роботи, це намалювати таблицю, в якій буде багато рядків і стовпців, залежно від обсягу майбутньої роботи. Отже, спочатку про стовпчиках. Перший буде називатися «Номер по порядку». У ньому ви будете проставляти номери складових усього процесу від одного до нескінченності, скільки буде потрібно. Другий стовпець - «Найменування заходу». Наприклад, у проведенні рекламної кампанії такі заходи можуть бути такими: аналіз ринку, проведення соціологічного дослідження, складання списку промо-акцій, написання сценаріїв акцій, складання і розрахунок бюджету, розміщення промо-матеріалів у пресі, проведення виставки продукції, проведення дегустацій для преси і пр. Третій стовпець - терміни виконання. Тут може вказуватися як один день і конкретний час (з 8 до 10 годин), а можуть і цілі періоди (1,2 тижні). Четвертий стовпець - відповідальний. Тут ви будете писати прізвища осіб, відповідальних за кожен етап кампанії. П'ятий стовпець - мінуси етапу і способи їх мінімізації, шостий стовпець - плюси і способи їх посилення. Приміром, мінусом може бути дорожнеча оренди залу для презентації, а спосіб мінімізації цих витрат - домовленість з господарями залу про спільну акцію, тому витрати скоротяться в половину. У плюси у вас буде записана доступність кожному городянину відвідування дегустації, підсилити цей ефект треба додатковою рекламою і викладкою розширеного асортименту. Це вже елементи стратегічного планування, але вони дуже необхідні, щоб зробити ваш план грамотним і працюючим. Заповнивши один раз таку заготовку, можна зрозуміти, як скласти план роботи відділу. Головне - чітко розуміти мету і передбачуваний результат роботи колективу в числовому вираженні.

Особистий план на день

Будь-якому керівнику не треба пояснювати, як важливо складати щоденний план. У ньому завжди не вистачає одного - часу на всі справи. Тому треба визначати пріоритети для кожного з справ. Візьміть аркуш паперу і расчертите його на 4 частини. У лівому верхньому куті напишіть всі ваші справи, самі термінові і важливі. У правому верхньому - термінові і не важливі. У лівому нижньому кутку не термінові і важливі, і в правому нижньому - не термінові і не важливі. Гарненько подумайте, в яку частину листа написати кожне з ваших справ на завтра і занесіть їх у таблицю. Термінові і важливі вам завтра треба почати виконувати в першій половині дня не відкладаючи. Термінові і не важливі доручіть вашому заступнику. У другій половині дня ви будете виконувати справи зі списку «не термінові і важливі». А справи з нижнього правого списку можна доручити з ранку секретарю, а ввечері перевірити виконання. До речі, ввечері залиште 20 хвилин на опрацювання нового списку справ.