Як написати листа?

 Лист це послідовне роз'яснення теми, думки, предмета. Зараз листи пишуться не тільки на папері, а й по інтернету. Як написати лист, які правила необхідно дотримуватися надсилаючи та приймаючи лист?

Особистий лист

При написанні листа папір треба вибирати хорошої якості, аркушик паперу з учнівського зошита може здатися неповажних адресату. Зараз листи один одному пишуть все рідше і рідше. І багато хто вже забули або не знають, як правильно написати листа. Так, що згадаємо, як це робиться. Лист завжди починається з звернення, яке знаходиться посеред рядка. Основний текст пишеться на 2-3 см нижче, з нового рядка. Внизу аркуша залишається 2-3 см. Якщо потрібно ще написати небагато, але лист закінчується, то краще продовжити на наступному листі. Списувати обидві сторони аркуша не прийнято. Виправлення в листі неприпустимі, це може говорити неписьменності автора листа. Писати листа потрібно розбірливо, не дрібне, адресат повинен зрозуміти, що він читає. Писати потрібно чорнилом одного кольору. Після закінчення листа випливає підписатися. На одержаний лист слід відповідати протягом тижня. Особисті листи необхідно зберігати подалі від сторонніх очей.

Електронний лист

Останнім часом в діловому листуванні велике місце займає електронна пошта. Електронна пошта - це оперативність, простота, доступність. Отримуючи електронну пошту, необхідно:

• перевіряти пошту не менше 2 разів на день, інакше може затягнутися вирішення питання,
• отримані листи потрібно читати, адже якщо прийшов лист, значить, хтось написав і комусь це важливо,
• у менеджера робочий день обов'язково повинен починатися з перевірки пошти, можна налаштувати автоматичне отримання на 10 хвилин, але краще 2-3 хвилини.

А тепер про сам лист. Починати лист треба з привітання. Спілкуватися потрібно на одній мові, мається на увазі не тільки російську або англійську, але і форму тексту. Діловий лист - діловий відповідь.

• Діловий лист має бути конкретним, точним, лаконічним. У листі має бути конкретно і зрозуміло, що саме потрібно.
• Точні дані - дата, місце, ім'я.
• Не варто писати на трьох сторінках, що можна сказати в трьох словах. 
• Якщо в листі кілька тем, питань, завдань, то їх слід відокремити, щоб легше було читати.
• Текст не повинен містити помилки, інакше буде зіпсований імідж ділового партнера.
• Перш ніж відправити лист, потрібно його прочитати і переконатися, що немає помилок, все зрозуміло.
• По закінченні листи обов'язковий підпис, яка не повинна перевищувати 5-6 рядків, але не менш прізвища та імені. Крім цього вказується номер телефону, електронна адреса, назва та адреса компанії.

Діловий лист

Ділове листування заснована на зводі правил, норм (коректність і повагу). Навіть якщо в листі претензія, текст не повинен містити некоректних виразів, грубих слів. Діловий лист оформляється на офіційному бланку з наступною інформацією: назва та адреса організації, факс, телефон, e-mail, web-сайт, реквізити, логотип. У листі обов'язково пишеться реєстраційний номер листа (вхідний, вихідний) і дата. Реєстраційний номер пишеться у верхньому лівому куті листа. Звернення до адресата з посадою та ПІБ розташовується в правому верхньому куті нижче реєстраційного номера. Шрифт тексту листа Times New Roman з 12 розміром. Нумерація проставляється в правому нижньому кутку аркуша. Додатки оформлюються на окремих аркушах. Найбільш поширені фрази ділового листа:

• У відповідь на Ваше прохання ...
• У зв'язку з проведенням спільних робіт ...
• Підтверджуємо ... Просимо ... Повідомляємо ...
• Доводжу до Вашого відома ...
• Оплату гарантуємо.
• Нагадуємо, що відповідно до ... Ви повинні ...
• Просимо перевірити хід виконання робіт ...
• Запрошуємо взяти участь у ...
• Сподіваємося на подальшу співпрацю. і т.д.

Зразок ділового листа

Ділові листи бувають такі: сповіщають, з проханням, які підтверджують, що запрошують, пропонують, що відмовляють, що нагадують, що гарантують і т.д .. Далі представлений зразок, як написати листа. Вих. №324 від 15.05.2012. Генеральному директору ТОВ «Провізія» В.І. Хабаровському. Шановний Валерій Ілліч! Благодійна організація «Віра і Надія» проводить благодійну акцію для дітей з дитячого будинку. Просимо взяти посильну участь в цій акції, яка відбудеться 20.06.2012 р у Палаці дитячої творчості о 10.00. З усіх питань даної акції можна зателефонувати 234-234. Сподіваємося на подальшу співпрацю. Президент благодійної організації «Віра і Надія». А.І. Кулинич.

Як відправити лист можна дізнатися тут:

• «Як відправити електронний лист?»
• «Як підписувати конверт?»