Як оформити протокол?

Враховуючи, що протокол є документом, який фіксує прийняття всіх важливих рішень, через допущених порушень в його оформленні, протокол можуть визнати недійсним. Щоб уникнути такої ситуації, потрібно мати чітке уявлення про те, як оформити протокол. Однак суворі вимоги висувають не до його формі, а до змісту.

Вам потрібно підготувати бланк компанії, на якому розміщені реквізити та назву підприємства. Або ж це будуть звичайні листи стандартного формату А4. Спочатку вказуємо назву документа - "Протокол", а потім коротко викладаємо тему даного зібрання. Після цього пишемо назву організації, а також дату і місце проведення наради. Текст протоколу ділимо на дві логічні частини: вступну та основну.

Починати заповнювати вступну частину потрібно з позначення ведучого зборів (голови) і протоколюється (секретаря). Тут потрібно буде вказати їх прізвища, ініціали і, звичайно ж, посади. Потім, виділяємо список всіх, хто присутній на засіданні. Позначаємо цей список підзаголовком "Були присутні" і перераховуємо їх також як і тих, кого вказували на початку. Для зборів, де присутніх було гранично багато, можна просто вказати їх кількість виходячи з підсумків реєстрації. У цьому випадку потрібно докласти повний список до протоколу. Наприкінці потрібно навести перелік всіх питань, які розглядатимуться в ході засідання. Даний розділ називаємо "Порядок денний".

Основну частину заповнюємо в послідовності, яка відповідає поточній порядку денному. Тут з кожного питання потрібно позначити прізвища, ініціали та посади тих, хто виступав. Оформляємо це в розділ "Слухали". А потім потрібно привести тексти кожного з доповідей. За аналогією заповнюємо пункт "Виступили". У розділі "Ухвалили" потрібно повідомити про прийняті рішення. Якщо в процесі обговорення було голосування, то потрібно вказати число голосів "За", "Проти", а також "Утрималися". Наприкінці залишаємо місце для підпису голови зборів і секретаря, який вів протокол.

Протокол зборів: інструкція по заповненню

Як правильно оформити протокол для зборів? Протокол зборів складається протягом наступних трьох днів після зборів. Давайте розберемо правила щодо оформлення даного виду документа.

1. Протокол наради необхідно оформляти, взявши за основу чорнові рукописні записи, стенограми або аудіозаписи, які секретар робить в процесі засідання. Також можна використовувати матеріали, які були підготовлені безпосередньо для зібрання: проекти рішень, тексти виступів, порядок денний і списки тих, хто був присутній.
2. У першому рядку протоколу зборів потрібно вказувати офіційну назву організації чи підприємства. На другому - пишемо великими літерами вигляд нашого документа "ПРОТОКОЛ". Трохи нижче вказує дату проведення збори (не плутайте з днем оформлення Ваших записів), номер, який був присвоєний при реєстрації, а також місце складання даного документа. Потім великими літерами в лівому нижньому кутку робимо запис про вид самого засідання. Їх потрібно погодити в родовому відмінку зі словом "протокол". Наприклад, "зібрання керівників відділів".
3. ПІБ голови та секретаря вказується в водної частини протоколу. А також тут вказуємо загальна кількість учасників засідання та людей, які були спеціально запрошені, не забуваємо позначити порядку денного. Прізвища осіб, які мають право голосу і членів колегіального органу, пишемо строго в алфавітному порядку. Обов'язково потрібна виноска на реєстраційний список ("виноска додається"), коли вказуємо загальна кількість всіх присутніх без перерахування їх прізвищ. Список необхідно включати в додатку до протоколу. Номерний перелік всіх питань, які обговорюються на нараді, в якій вказуємо прізвища виступаючих і доповідачів, записуємо в останню чергу.

Як оформити протокол засідання в основної його частини

1. Перейшовши до основної частини, яка складається з трьох частин, логічно поділюваних за кількістю обговорюваних питань на порядку денному. Кожну частину потрібно будувати за схемою "виступили" або "слухали", "вирішили" або "постановили". У них потрібно записувати хід самих зборів та обговорення по кожному пункту нинішньої повістки. Іноді, в частині "виступили" вказують питання і відповіді. Наприклад: "Питання: Якщо підприємство буде реорганізовано, чи підлягають співробітники звільненню? Відповідь:" Ні ". Без зазначення прізвищ.
2. У пункті "Ухвалили" потрібно записувати результати голосування. Текст прийнятого рішення необхідно записувати у формі наказового способу, з обов'язковим зазначенням терміну виконання, а також виконавця.
3. Наприкінці оформлення протоколу зборів обов'язково наявність підпису голови засідання та секретаря, який вів протокол.

Слід пам'ятати, що перед тим як оформити протокол зборів, потрібно переконатися, що в нього включені всі необхідні дані.

Види протоколів

Протоколи ради директорів або правління акціонерного товариства повинні бути підписані усіма, хто був присутній на засіданні. У деяких важливих випадках члени зборів, які виступали повинні візувати протокол. Візи потрібно проставляти в лівому полі документа. Протокол необхідно датувати тим числом, коли проходило описане засідання. Якщо його тривалість проходила з перервами, і в підсумку, засідання тривало кілька днів, то в цьому випадку, вказуємо через тире дати початку та закінчення зборів. Співробітники організації повідомляються про прийняті рішення за допомогою копій протоколів або ж за допомогою записки, в якій є розділ "Вирішили" або "Ухвалили".

На сьогоднішній день існує два види протоколів: повні і короткі.

• Повними протоколами є ті, в яких зміст виступів та доповідей, включаючи питання, задані доповідачі, приведено повністю (Якщо доповідь був представлений в письмовому вигляді, текст самої доповіді повинен додаватися).
• Короткими називаються ті документи, в яких текст доповіді потрібно формувати тезисно, а в пункті "Виступили" позначають тільки прізвища тих, хто виступав. Також не виключений варіант короткої форми, який включає тільки інформацію про голову та секретарі, перелік розглянутих питань, кількість учасників, а також формулювання прийнятих на засіданні рішень.

Як оформити протокол засідання експертної комісії? Деякі види протоколів можуть затверджуватися керівником компанії, наприклад, протокол засідання експертної комісії. У такому випадку потрібно додавати гриф затвердження документа (реквізит офіційного документа, який надає правову або нормативний характер змісту протоколу). У протоколів є постійний термін зберігання.

Отже, ми розібрали з Вами як оформити протокол засідання. Сподіваюся, цей посібник, виявиться дуже корисним при заповненні таких видів документа. Якщо ж Вам потрібний готовий приклад оформлення протоколу, Ви можете ознайомитися з ним на сайті "edou.ru".