Як скласти протокол?

Дивіться відео

Як скласти протокол?

Протокол є документом, що має юридичну силу. Він складається, коли проходять важливі збори і засідання з прийняття будь-яких рішень на підставі думки його членів. Щоб протокол був дійсним, він повинен оформлятися секретарями, керівниками або іншими фахівцями корпоративного управління відповідно до прийнятих вимог.

Коли складається протокол?

Перш ніж скласти протокол, потрібно знати, в яких випадках він необхідний.

• Документ необхідний, коли відбуваються засідання державних та місцевих органів влади, аукционеров, рад директорів, засновників.
• Разові збори, такі як конференції, наради, теж вимагають створення важливою паперу.
• Якщо протокол належить науковому або навчальному закладу, то він фіксує наукові відкриття, освітню програму, обрання на посаду, отримання категорії і ступеня.
• У бізнесі подібні документи використовують для фіксування розбіжностей, угод, конфіденційних відомостей.
• У банку протоколами підтверджують рахунки, фіксують касові операції.

Протокол буває двох видів:

• Повний, є текстовим документом, докладно описує всі розглянуті питання і прийняті рішення із зазначенням всіх учасників. До нього додається аудіо запис з минулим засіданням.
• Короткий, складається тільки на папері з коротким викладом необхідної інформації та іменами присутніх.

Як скласти протокол правильно?

Для написання протоколу потрібно чистий аркуш паперу А4 або бланк з назвою та усіма реквізитами підприємства.

1. На аркуші пишеться слово «Протокол», дата і місце, де проходили збори.
2. Тепер потрібно скласти вступну частину із зазначенням голови та секретаря, який оформляв протокол.
3. Перераховуються всі учасники зборів із зазначенням прізвища, посади та ініціалів. Якщо присутніх занадто багато, можна повний список імен докласти до документа.
4. Пишеться порядок денний, тобто які проблеми і питання були розглянуті під час засідання. Ця частина основна, в ній вказуються всі виступаючі з доповідями особи з текстами їхніх доповідей в такому порядку, в якому їм надавалося слово. Для кожного питання фіксуються прийняті рішення. Якщо під час зборів проходило голосування, необхідно вказати кількість голосів «за» і «проти» якого-небудь рішення.
5. В кінці протоколу ставиться підпис секретаря та голови проходив зборів.

Для того щоб документ не втратив юридичної сили, важливо правильно вказати повне найменування підприємства, яке було відзначено при реєстрації. Звання та посади присутніх повинні бути написані точно. Слід поставити дату того дня, коли проходив захід, а не число складання протоколу. Деякі документи затверджуються керівниками організацій за допомогою слова «стверджую», підпису та дати.

Для правильного написання протоколу потрібні певні вміння та знання, а також досвід подібної роботи, в цьому також допоможе стаття Як оформити протокол.