Як зберігати документи?

Побачивши на столі величезну купу важливих паперів, ми починаємо задаватися цікавим питанням: як зберігати документи, щоб все було на своєму місці? Часом, до такої стопці навіть страшно підійти, тому що це може зайняти цілу купу часу. Але цієї проблеми не виникло б, якщо спочатку зберігати документи правильно.

Як убезпечити документи

Для початку потрібно визначитися з безпечним місцем зберігання. Причому під словом «безпека» тут треба розуміти як захист від пошкодження документа, так і захист від крадіжки.

Ті, у кого є маленькі діти, знають, що не варто залишати папери на видному місці, інакше є ризик виявити їх потім порваними або обмалював. Або, припустимо, ви залишили дуже важливу папір на столі, а ваш чоловік випадково пролив на неї чай. Так, де зберігати документи, щоб уникнути їх псування? Непоганими місцями для зберігання від «нещасного випадку» може бути книжкова полиця, шафа або сервант. Причому попередньо паперу коштує покласти в папку або файл, щоб вони не пом'ялися.

Щоб захистити цінні папери від крадіжки найкраще придбати невеликий сейф, але якщо у вас немає бажання або можливості його купувати, добре сховайте документи у вас вдома. Наприклад, можна зробити подвійне дно в полиці, і класти їх туди. Також можна покласти найважливіші документи в банківську комірку.

Легкий доступ до документів

Якщо ви все ж вирішили зберігати документи вдома, подбайте про те, щоб ви могли отримати до них швидкий доступ, наприклад, на випадок якихось катаклізмів або пожежі. Адже, в першу чергу, в подібних випадках потрібно брати з собою документи. І уявіть тепер, скільки часу може піти, перш ніж ви дістанете потрібні папери з подвійного дна.

Знайти ідеальний компроміс між безпекою та доступністю дуже складно, якщо ви вирішили зберігати папери в квартирі, і тому легше скористатися послугами банківських сховищ. Що ж стосується особистих документів, таких як паспорт, то варто зробити кілька копій в паперовому та електронному вигляді, на всякий випадок. І якщо подібний документ буде загублений, в разі крадіжки або катастрофи, вам на перший час згодиться і копія.

Тепер давайте розберемося, як зберігати документи, щоб ними було зручно користуватися. Правильне розташування значно економить вам час на пошуку потрібної паперу.

Як розподілити документи

Для початку варто розподілити документи. Можна ґрунтуватися на групах, до яких належить та чи інша папір, і покласти її у відповідну стопку:

• Робота
• Будинок
• Сім'я
• Банк

Зручність поняття відносне. Деяким зручніше розподіляти папери за їх розміром. Що може виявитися досить непрактичним. Припустимо ви знаєте, що ваш документ має формат А4, і станете шукати у відповідній стопці, але стопка може виявитися досить велика. А що робити, якщо ви не пам'ятаєте, якого розміру був папір. Також можна розподілити документи за сімейним принципом. Тобто, кожен член сім'ї має окрему папку, в якій зберігаються всі папери відносяться до нього. Досить зручний і раціональний спосіб.

У чому зберігати документи

Бажано зберігати кожну групу документів в окремій папці, щоб виключити їх плутанину. Для зручності можна придбати різнокольорові папки, щоб потрібне можна було знайти відразу.

Визначте для документів певне місце, і ніколи не міняйте його. Це також дозволить вам зберегти зайві хвилини на пошуку важливою паперу. Фахівці радять мати копії практично кожного документа крім оригіналу. Це досить зручно, якщо ви зібралися в поїздку. Адже є можливість, що під час подорожі ви можете втратити, зіпсувати оригінал, або у вас його вкрадуть. До того ж, не потрібно буде метушитися, якщо в якій-небудь конторі у вас зажадають ксерокопію. Ще краще буде, якщо ви будете мати резервні копії всіх документів в цифровому вигляді. Можна зберігати їх на комп'ютері, або скинути на флешку. Для того щоб мати максимально зручний доступ до паперів можна зберігати їх на якомусь безпечному ресурсі.

Скільки років зберігати документи? Взагалі необхідно зберігати всі документи максимально довго. Нехай краще їх буде багато, чим не вистачати. Адже ніхто не знає, яка з паперів може стати в нагоді в тому чи іншому випадку. Для упорядкування документів потрібно проводити їх ревізію хоча б раз на рік. Таким чином, не актуальні папери не будуть займати місце, а потрібний документ буде простіше відтиснути.

Скільки зберігати робочі документи

Здається, ми розібралися з тим як вдома зберігати документи, а тепер варто сказати пару слів про зберігання робочих документів. Будь-яка організація повинна забезпечувати збереження первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку відповідно до законів про архівну справу, в якому визначено терміни та порядок зберігання важливих паперів. Для того щоб дізнатися, скільки зберігати бухгалтерські документи, потрібно скористатися переліком типових документів управління.

Взагалі, бухгалтерські документи можна розділити на:

• Документи з обмеженим терміном зберігання
• Документи постійного зберігання

Термін їх зберігання розраховують з 1 січня того року, який буде наступним після закінчення їх діловодства. Термін зберігання первинних бухгалтерських документів становить не менше п'яти років, у відповідності з федеральним законом. Тепер ви знаєте, скільки потрібно зберігати документи, як і де їх краще зберігати.