Як підшивати документи?

Дивіться відео

Як підшивати документи?

В даний час немає строгих правил для проведення прошивки архівів. Однак, підшити документи бажано так, щоб при необхідності ними можна було легко скористатися і знайти потрібну інформацію. Про технологію виконання прошивки читайте в нашій статті Як прошивати документи. А нижче представлена інструкція про практичному способі створення підшитого архіву.

Як правильно підшивати документи

Зазвичай для зберігання необхідно зібрати досить важку теку з документами. Щоб зробити це красиво і акуратно, спробуйте виконати наступні дії:

1. Складіть документи в потрібній послідовності, наприклад, по даті, алфавітом, в іншому порядку. Будьте уважні, адже після того, як ви підшиє листи, змінити стан архіву вже не вийде. Укладіть сторінки максимально рівно.
2. Видаліть всі металеві деталі кріплення: скріпки, скоби та інше.
3. Наберіть на комп'ютері титульний лист. У його верхньому правому куті розташуйте назву організації, якій документи належать, можна вказати також ІПН (це особливо зручно для паперів, що відправляються в податкову). По центру аркуша напишіть назву архіву, наприклад, «Книга продажів за 2014». Внизу обов'язково вкажіть термін зберігання архіву згідно з регламентом.
4. Крім титульного листа надрукуйте смужку для корінця книги. Її параметри повинні бути рівні розміру торцевій частині покладених разом аркушів. На цій смужці продублюйте назву архіву. Роздрукуйте титульні сторінки.
5. Для прошивки використовуйте також 2 картонних аркуша А4. На один з них наклейте титульний лист. Покладіть готову обкладинку зверху на пачку документів. Другий картонний лист покладіть зверху на напис із назвою.
6. Спеціальним канцелярським шилом зробіть 5 отворів на рівній відстані один від одного з лівої сторони документації. Якщо у вас немає шила, можна проробляти отвори дироколом. Доведеться, швидше за все, виконувати процедуру частинами, тому стежте, щоб перфорація на всіх документах була виконана на одному рівні.
7. Візьміть товсту голку і нитки. Прошивку зазвичай ведуть ниткою складеної вдвічі. Починайте прошивати документи знизу, вставивши голку в середнє отвір. Залиште на нижній стороні папки кінці завдовжки приблизно 10 см.
8. Зшийте листи архіву, послідовно просмикуючи нитку в отвори. Після цього зв'яжіть кінець нитки з її початком і відріжте від голки.
9. На вузол потрібно наклеїти аркуш паперу квадратної форми розміром приблизно 5 * 5 см.Здесь відповідальною особою ставиться печатка, підпис і дата архівації.
10. Лист картону, який ви поклали на титульний, відігніть назад так, щоб з нього вийшов корінець книги. Ззаду відріжте зайве і підклейте картон. На корінець приклейте смужку з назвою папки.

Таким чином у вас вийшла естетична книга, яку зручно зберігати як у вертикальному, так і в горизонтальному положенні, а при необхідності легко знайти серед інших паперів.