Як зробити запит в архів?

Якщо вам необхідно відновити яку-небудь інформацію про родичів або отримати відомості іншого характеру, потрібно написати і відправити запит у відповідний архів. Але як зробити запит в архів? Треба сказати, що в архівах існують певні правила по обробці запитів, що надходять від громадян, тому при створенні запиту потрібно дотримуватися кількох досить простих правил. Зараз я розповім вам, як скласти запит в архів таким чином, щоб він був прийнятий до розгляду і, головне, щоб на нього отримали позитивну відповідь від архівних працівників, хоча треба визнати, що на багато запити архіви можуть і не давати відповіді. Що робити в цьому випадку - читайте в останньому розділі нашої статті. Також для вашої зручності деякі матеріали представлені у вигляді списків.

Види запитів

Тим, хто не стикався ще з архівними запитами, корисно буде дізнатися, що запити в архіви бувають трьох видів:

1. тематичні - пов'язані з отриманням відомостей з певної проблеми або темі (біографії конкретної людини, історичних відомостях про що-небудь і т.д.);
2. соціально-правові - пов'язані із забезпеченням законних інтересів і прав будь-якої особи чи організації;
3. генеалогічні - запити з історії родини роду або по встановленню спорідненості.

Крім того, соціально-правові запити діляться також на три види:

1. від фізичних або юридичних осіб;
2. консульські запити: від осіб, які проживають за кордоном;
3. службового характеру: від різних органів влади.

Як написати запит в архів

• Перш за все, в запиті повинні міститися відомості про відправника. Якщо ви фізична особа, то досить вказати своє прізвище, ім'я та по батькові, а якщо представляєте організацію, то вкажіть її назву та юридичну адресу.
• Обов'язково вкажіть в тексті запиту свою зворотну адресу, оскільки в іншому випадку працівники архіву просто фізично не зможуть вам відправити відповідь.

• Дуже важливо сформулювати своє питання гранично ясно і чітко. Якщо ви збираєте дані про своїх предків, які не описуйте історію своєї родини детально, а також відмовтеся від розпливчастих формулювань у своєму побажанні. Вся справа в тому, що існує регламент роботи із запитами та зверненнями від громадян і організацій, згідно з яким в першу чергу запит потрапляє на розгляд керівництву архіву. Саме керівник визначає класифікаційну приналежність запиту: тематичний, соціально-правової або генеалогічний. А далі, за характером запиту, керівник передає його вже у відповідний відділ на виконання. Тому, чим більше розпливчатою буде ваша формулювання, тим більше зростає ймовірність некоректного (зрозуміло, для вас) визначення характеру вашого запиту, а відповідно, і призначення його виконавця. Нечіткий запит відправлятимуть з відділу у відділ, і ви можете чекати відповіді дуже довго.
• Обов'язково визначте рамки при запиті: тимчасові (хронологічні) або територіальні. Особливо це важливо, якщо ви шукаєте людей з поширеним прізвищем. У цьому випадку всіх ваших однофамільців знайти просто не вийде. Тому вказуйте часовий період, а також територіальні рамки для того, щоб пошук родичів увінчався успіхом.

Куди звертатися

Багатьох також цікавить, в які архіви з якими запитами потрібно звертатися. Якщо ваш питання пов'язане з загальногромадянськими відомостями (наприклад, дати народження або дати смерті, дати укладення шлюбів), то вам допоможе районний архів ЗАГС. Тільки врахуйте, що всі записи зберігаються в ньому протягом 75 років. Для пошуку більш старих документів потрібно звернутися в державний обласний архів, куди ЗАГС передають всі документи після закінчення зазначеного терміну. Щоб отримати дані про трудову кар'єру родича, звертайтеся в архіви відповідних організацій або в РГВА - Російський державний військовий архів, якщо мова йде про військових. Для пошуку інформації про моряків існує ЦВМА - Центральний військово-морський архів. Краще, якщо у вас вже буде інформація про номер частини, де служив чоловік, а також про зразкові роках його служби у відповідних військах.

Документи та послуги

Крім сімейних та особистих відомостей у держ. архівах ви також можете отримувати і відомості про різні історичні події та навіть працювати з багатьма історичними документами. У тому випадку, коли ви збираєте інформацію для підготовки будь-якої наукової роботи, потрібно взяти в тому науковій установі, де ви працюєте або вчитеся, спеціальний документ, який називається «Ставлення». У відношенні буде вказано, яка наукова організація вас направила та тематика вашого запиту в даний архів. Якщо ж ви звертаєтеся до архіву за особистим питання, пов'язаного з пошуком інформації про родичів, то від вас буде потрібно тільки паспорт і заяву, бланк якого зазвичай видають самі працівники архіву. Крім того, при роботі в архіві врахуйте, що крім безкоштовних послуг (робота в читальному залі), існує і ряд платних, які передбачаються правилами роботи в архіві. Так, плата може стягуватися за підготовку працівниками архіву архівних довідок або за прискорений термін підготовки різних документів, послуги сканування або ксерокопіювання і т.п. А як виглядає зразок запиту в архів, ви можете подивитися ось в цій статті: "Якщо ви прийшли в архів ..." - тут ви знайдете різні запити і навіть зможете побачити відповіді працівників архіву за запитами громадян і організацій. І ще одне питання, яке часто виникає у людей, що звертаються в різні архіви. Питання стосується строків розгляду запитів. Тут можна відповісти тільки так: конкретних термінів відповіді не існує, якщо тільки порядком, прийнятим у тому чи іншому архіві, не передбачено інакше. А в принципі, ви взагалі можете не отримати відповіді на свій запит, тому через два-три місяці після відправлення запиту розумно спрямувати ще один.