Як проводити наради?

Нарада - це інструмент управління, присвячений обговоренню робочих питань. В наш час не кожен керівник чітко розуміє, як проводити наради і в яких випадках використовувати цей поширений управлінський інструмент, щоб він приносив результат. Більшість проведених нарад є марною і неефективною витратою часу, саме тому велика частина співробітників з недовірою і сумнівом ставляться до них.

Завдання проведеного наради зазвичай зводяться до передачі інформації, оцінці реакції робочого колективу і ситуації в цілому, вироблення спільних дій та прийняття колективного рішення. Правильна організація нарад дозволяє керівнику легко і швидко вирішити поставлені питання.

Позитивні аспекти наради

• Даний інструмент управління при правильному проведенні забезпечує лояльність всіх працівників, які беруть участь у нараді, до його вирішення. Навіть при авторитарному стилі управління велика частина учасників стане шанобливо ставитися до прийнятого колективному рішенню.
• Зазвичай нараду залучає додаткові ресурси для вирішення конкретного завдання або питання. Правильно проведена нарада розширює проблему в ситуації, що склалася і збільшує варіанти її вирішення.
• Даний інструмент дозволяє швидко дізнатися про потреби і настроях співробітників, про події у компанії і її проблемах, про ставлення працівників до керівництва та багато іншого.

Звичайно, проведення нарад вимагає витрат часу як співробітників, так і керівного складу, що часом створює незручності, проте правильна організація зазвичай скорочує час проведення максимум до півтори години.

Помилки в організації нарад

• Відсутність чіткої постановки мети. Організатор повинен усвідомлювати, який результат він хоче досягти після закінчення наради. Для ефективності потрібно поставити конкретні завдання і визначити мету.
• Неповна підготовка до наради. Давайте розглянемо на прикладі: ваша компанія хоче змінити у персоналу відношення до системи фінансування. Мета - це підвищення лояльності. Співробітникам заздалегідь лунають матеріали, в яких викладені питання, які потребують обговорення. Однак в даних матеріалах відсутня грамотно складена вступна стаття, яка повинна доступно пояснити позицію керівництва з даних питань. У результаті час наради витрачено на роз'яснення недопониманий за даними задачам, а мета не досягнута.
• Розмиті межі наради - це відсутність чітких часових рамок. Непродуманий інструмент управління може розтягнутися на невизначений час завдяки непродуманості всієї структури.
• Відсутність мотивації і досвіду у ведучого наради. Зазвичай така ситуація відбувається, коли вище керівництво зобов'язує керівників відділів проводити щотижня планерки, а відсутність досвіду і нерозуміння правильного використання даного інструменту призводить до відсутності потрібних результатів, і це є марною тратою часу для всіх в цілому.
• Невідповідна мету. Підготовка наради передбачає використання даного інструменту за призначенням. Дуже багато при проведенні наради витрачають час на неадекватні цілі. Наприклад, в одній компанії генеральний директор, сподіваючись підвищити у керівників середньої ланки навички в управлінні своїми підлеглими, витрачав на це 4-5 годин щотижня, не обговорюючи інших, більш важливих для компанії питань.
• Протиріччя цілей та методів даного інструменту. Наприклад, при постановці питання про прийняття спільного рішення керівник наради витрачає на власний монолог більше години. В кінці, коли всі втомилися, він пропонує обговорити питання, що вимагає колективного рішення. В результаті конструктивного обговорення не виходить, тому що всі вже втомилися і скоріше хочуть повернутися до своєї роботи.

Методи проведення наради

Існують різні методи проведення нарад. Одні більш ефективні, інші менш. Давайте розглянемо основні, найбільш уживані методи, які допомагають у вирішенні першорядних завдань.

• Обмін думками. У цьому методі кожен учасник наради висловлюється або відповідає на конкретне питання по заданій темі. Наприклад: «Ваша оцінка щодо ризиків для даного проекту».
• Доповідь - це виступ одного учасника з певної теми. Важливо обмежити час доповіді, це не більше 10 хвилин. Якщо час, витрачений на виступ, буде більше, то увагу слухачів розсіється і інформація не буде засвоєна в повному обсязі.
• Обговорення - це коли будь-який бажаючий співробітник бере слово для висловлення власної думки з обговорюваного питання. Цей метод не зобов'язує усіх учасників до виступу. Даний інструмент дуже ефективний при наявності спірних питань у колективу.

• Мозковий штурм - в цьому методі всі учасники хаотично придумують рішення для конкретно поставленої проблеми. Основне завдання цього інструменту - зібрати якомога більше думок та ідей щодо вирішення конкретного питання. У майбутньому, з отриманого різноманіття вибираються варіанти, найбільш підходящі для конкретного завдання. Це метод використовує весь груповий ресурс і дозволяє творчо підійти до вирішення складного питання.

Конструктивне нараду

У нараді існують два моменти, які необхідно тримати під контролем ведучому. Перше - це предмет наради, який необхідно погодити або донести до всіх учасників. Друге - це відносини між усіма співробітниками, які беруть участь у нараді.

План наради ділиться на кілька етапів, які ведучий повинен враховувати:

• Підготовчий етап - тут ведучому необхідно налаштувати учасників на плідну взаємодію і видати необхідну інформацію.
• Початок наради - задається тон наради і формулюються цілі та тема.
• Основна частина - на даному етапі озвучуються завдання і питання, а також забезпечується робочий процес, що сприяє прийняттю рішень по необхідним питань.

• Завершення наради - тут зазвичай оголошується рішення або видається копія письмово кожному учаснику, а також важливим є емоційно-дружнє завершення процесу взаємодії між всіма учасниками.

Ефективно провести будь-яку нараду не так вже й складно, головне - чітко дотримуватися складеного плану, а саме:

• Чітка постановка мети;
• Визначення прийомів проведення наради;
• Встановлення часу початку і закінчення наради;
• Залишити час для запитань та особистих висловлювань учасників;
• Визначити ліміт виступу для себе і беруть участь співробітників.